مقدمه
یکی از فناورهای نوظهور دنیای امروز اتوماسیون فرآیند هوشمند IPAاست که با ترکیب چند تکنولوژی دیگر فعالیت می‌کند. امروزه سازمان‌ها در تلاش‌اند که از این سیستم در بخش‌های مختلف برای توسعه خود استفاده کنند تا از رقبا عقب نمانند. در این مقاله سعی داریم با اتوماسیون فرآیند هوشمند IPA و کاربرد آن بیشتر آشنا شویم.
اتوماسیون فرآیند هوشمند چیست؟
امروزه بیشتر کسب و کارها از قالب سنتی خارج می‌شوند و اتوماسیون جایگزین روش‌های قبلی می‌شود. اتوماسیون به معنای خودکارشدن فرآیند و عملیات یک سازمان است که دخالت انسان را به حداقل می‌رساند. دو نوع از اتوماسیون در صنایع و اداره‌ها است که به آنها صنعتی و اداری می‌گویند. اتوماسیون‌های صنعتی بیشتر در کارخانه‌ها قابلیت اجرایی دارند و اتوماسیون‌های اداری هم فعالیت‌های دستی و تکراری را حذف می‌کنند.
با تکامل فناوری اطلاعات و حرکت دنیا به سمت دیجیتالی شدن روزانه نمونه‌های جدید از هر تکنولوژی وارد بازار می‌شود . نسخه جدید از اتوماسیون نیز اتوماسیون فرآیند هوشمند IPA است که کاربرد بسیاری دارد.
اتوماسیون فرآیند هوشمند IPA ترکیب فرآیندهای سازمانی با فناوری‌های پیشرفته به‌ویژه هوش مصنوعی است. در واقع از ابزارهای هوشمند برای خودکار سازی و بهینه سازی فرآیندهای اجرایی، عملیاتی و کارشناسی استفاده می‌شود. هوش مصنوعی، اتوماسیون فرآیند رباتیک ،و اتوماسیون فرآیند دیجیتال زیرساخت‌های اصلی IPA را تشکیل می‌دهند.
دادهها از مهم‌ترین ارکان یک سازمان هستند!
ما در یک کسب و کار با حجم عظیمی از دادهها رو به رو هستیم که تا چندسال اخیر نیروی انسانی وظیفه تحلیل آنها را برعهده داشت اما در رویکرد فناوری IPA با استفاده از هوش مصنوعی، اتوماسیون فرآیند رباتیک و اتوماسیون فرآیند دیجیتال دادهها تجزیه و تحلیل می‌شوند و به طور خودکار فرآیندها را طی می‌کنند.
فعالیت‌های مربوط به تصمیم‌گیری صحیح در هنگام مواجه با انبوهی از دادهها هوشمند و نرم‌افزارها جایگزین انسان‌ها می‌شوند و تصمیم می‌گیرند. به کارگیری این استراتژی کسب و کارها را رقابت پذیر و شعار سازمانی “بهره‌وری بالا و استفاده درست از منابع” را محقق می‌کند. هر سه زیرساخت اتوماسیون فرآیند هوشمند عملکرد متفاوتی دارند که منجر به بهبودی عملیات‌ها می‌شوند.
هوش مصنوعی
هوش مصنوعی یکی از جدیدترین فناوری‌های دنیا روزانه در حوزه‌های مختلف به کار گرفته می‌شود. در IPA، هوش مصنوعی مانند یک انسان دادهها را بررسی می‌کند و بر اساس آنها تصمیم میگیرد. نواقص از طریق هوش مصنوعی شناسایی و راهکارهای مناسب برای انجام فعالیت‌ها ارائه می‌شوند.
خودکاری سازی فرآیند بر اساس یک سری قوانین است و اگر اختلالی در قوانین ایجاد شود یا تغییر کند اتوماسیون قادر به درک نیست اما با ورود هوش مصنوعی توانایی فهم موقعیت‌ها به آن داده می‌شود. بازوی کمکی هوش مصنوعی در فرآیند هوشمند، اینترنت اشیا است که امکان برقراری ارتباط با سایر دستگاه‌ها و بخش‌های یک سازمان و تجزیه و تحلیل دادهها را فراهم می‌کند.
برای آشنایی بیشتر با هوش مصنوعی پیشنهاد می‌کنیم مقاله سوپر هوش مصنوعی چیست و نحوه عملکرد آن چگونه است را مطالعه کنید.
اتوماسیون فرآیند رباتیک RPA
RPA از سیستم‌های رباتیک برای اتوماسیون کردن یک سازمان یا کسب و کار استفاده می‌کند. ربات‌ها به عنوان نرم‌افزارهای کامیپوتری عملکرد انسان را هنگام استفاده از سیستم شبیه سازی و یکپارچه سازی می‌کنند. یک ربات می‌تواند با دریافت دادهها اپلکیشن‌ها را اجرا کند و با سایر دستگاه‌ها تعامل داشته باشد. درواقع ربات‌های نرم‌افزاری فرآیندهای تکراری و خسته کننده را به جای انسان‌ها تکمیل می‌کنند. با پیاده سازی این سیستم کارمندها از کارهای تکراری و وقت گیر خلاص می‌شوند. هوش مصنوعی نیز ارتباط تنگاتنگی با اتوماسیون فرآیند رباتیک دارد و همسو با هم در پی تحقق اهداف IPA هستند.
اتوماسیون فرآیند دیجیتال DPA
اتوماسیون فرآیند دیجیتال در واقع نوعی تکامل در مدیریت فرآیند کسب و کار و به معنای استفاده از فناوری دیجیتال برای خودکارسازی یک یا چند واحد از فرآیندهای گردش کار است. در واقع این سیستم با مدیریت کسب و کار عجین می‌شود و پیاده سازی آن تمرکز بر بازمهندسی فرآیندها برای رفع مشکلات، یکپارچه سازی سامانه‌ها و افزایش بهره وری در سازمان است.
هدف اتوماسیون فرآیند هوشمند
اصلی‌ترین هدف استقرار سیستم IPA برهم زدن مدل کسب و کار فعلی در بلند مدت و بهبود فرآیندها است. ساختار عملکردی یک سازمان ممکن است براساس شیوه‌های مدرن و با فناوری‌های جدید اداره نشود که باعث عقب ماندگی از سایر رقبا می‌شود. . در نتیجه‌ی پیاده سازی این سیستم، سازمان بهتر به اهداف بلند مدت خود و حذف خطاهای عملکردی رایج نزدیک می‌شود.
مزایای استفاده از اتوماسیون فرآیند هوشمند
استفاده از اتوماسیون فرآیند هوشمند در هر سازمانی یک سری فرصت‌ها و مزایایی ایجاد می‌کند اینجا که به چند مورد اشاره می‌شود:
کاهش هزینه‌ها
اجرای سیستم IPA هزینه انجام برخی از فعالیت‌ها را تا ۸۰ درصد کاهش می‌دهد. شرکت‌هایی که از این فناوری استفاده می‌کنند در منابع مالی و بودجه خود صرفه جویی بیشتری نسبت به سایر شرکت‌ها دارند. برخی از فرآیندهایی که با حضور نیروی انسانی صورت می‌گیرند منجر به ایجاد هزینه‌های بالایی برای سازمان می‌شوند اتوماسیون فرآیند هوشمند بستری برای کاهش هزینه فعالیت‌ها فراهم می‌کند و از تکرار کارهای هزینه‌بر برای نیروی انسانی می‌کاهد.
افزایش سرعت
با وجود استفاده از این تکنولوژی کارکنان فرصت پرداختن به کارهای مهم پیدا می‌کنند و سایر فعالیت‌ها از این طریق پیش می‌روند.
اگر شما سازمان‌های مجهز به این سیستم را مشاهده کنید متوجه می‌شوید یکی از تفاوت‌های اصلی آنها با سازمان‌های سنتی در سرعت پردازش دادهها است. همچنین با آمادگی و آشنایی قبلی، پشتیبانی از نسخه‌های جدید فناوری‌های نوظهور دنیا با سرعت بالایی صورت میگیرد.
کاهش خطاهای انسانی
اتوماسیون فرآیند هوشمند طوری طراحی می‌شود که فعالیت‌ها و قوانین مورد نظر را با دقت، بدون اشتباه و به طور کامل اجرا می‌کند. به کارگیری زیرساخت‌ها در کاهش خطاهای انسانی بسیار موثرند. هوش مصنوعی خطاها را قبل از اقدام تشخیص می‌دهد و راهکار و راه حل برای آنها ارائه می‌دهد همچنین ربات‌های نرم‌افزاری قوانین را دور نمی‌زنند. گاهی نیروی انسانی مرتکب جرائمی می‌شوند و هزینه بالایی برای سازمان ایجاد می‌کنند اما IPA این خطا و جریمه را حذف می‌کند.
افزایش بهره وری و کارآیی سازمان
اگر سازمان شما از IPA در زیربنای خود استفاده کند کارها به درستی و به موقع انجام می‌شود. رسیدن به سود بیشتر با افزایش و بهبود عملکرد یکی از اهداف اصلی هر کسب‌وکار است؛ زمانی که وظایف به طور خودکار و سیستمی اجرا شوند تاخیر در کار از بین می‌رود در نتیجه سود مدنظر سازمان به دست می‌آید. در آخر سود بالا بهره وری و اثربخشی را افزایش می‌دهد.
امنیت اطلاعات
این مزیت به سازمان شما این امکان را می‌دهد که دادهها به شکل ایمن ذخیره و طبقه بندی شوند و با داشتن یک نسخه پشتیبان از تمام دادهها در فضای ابری از آنها دربرابر حملات سایبری محافظت می‌کند. این کار از طریق استقرار اینترنت اشیا در سازمان صورت میگیرد و ارتباط بین طبقه‌های مختلف برای دسترسی به دادهها آسان‌تر می‌شود.
مدیریت ریسک و انطباق پذیری
طبیعتا هر کسب و کاری یک سری قوانین مرتبط به خود دارد، اتوماسیون فرآیند هوشمند کاملا با قوانین منطبق می‌شود و در صورت هرگونه تغییر آن را می‌پذیرد و براساس شیوه جدید فعالیت می‌کند. از طرفی این قابلیت ریسک پذیرش یک کار را به طور قابل توجهی کمتر می‌کند و به سازمان جرئت انجام کارهای جدید می‌دهد.
کاربردهای اتوماسیون فرآیند هوشمند
کاربرد اساسی IPAدر فرآیندهای مدیریت کسب و کار BPM مشاهده می‌شود اما اگر بخواهیم جزئی‌تر به این مسئله نگاه کنیم در دپارتمان‌های منابع انسانی، مالی و حسابداری و مدیریت تولید و خدمات استفاده از آن بسیار راهگشا است و عملکرد بهتری به عمل می‌آورد.
با یکپارچه سازی سیستم منابع انسانی می‌توانیم عملکرد کارکنان را به دور از هر خطا و تعصبات انسانی محاسبه کنیم و نیازی به حضور فردی برای اجرای این وظیفه نیست. علاوه بر این بدون حضور مسئول، ارزیابی داده‌های جمع آوری شده از کارکنان به درستی بررسی و تجزیه و تحلیل می‌شود و بر اساس آنها پاداش و یا طرح‌های تشویقی به کارکنان می‌دهند.
در بخش مالی و حسابداری فشار کاری بر نیروی انسانی کاهش پیدا می‌کند و کارهای تکراری و بی‌اهمیت حذف می‌شوند. اتوماسیون فرآیند هوشمند با تجزیه و تحلیل عملکردهای مالی دید مناسبی به مدیران این بخش از گذشته و حال و آینده سازمان می‌دهد.
اتوماسیون هوشمند خط تولید می‌تواند شناسایی و ردیابی محصولات و مواد را آسان و عیوب هر مرحله از تولید را شناسایی کند. حوادث خط تولید قبل از هرگونه اتفاقی پیش بینی می‌شوند و نیروهای انسانی خطر کمتری را احساس می‌کنند. IPA در خط تولید می‌خواهد به حجم مورد نظر با کیفیت بالا و به آسانی برسد به همین دلیل در مرحله مدیریت کیفیت هم این فناوری به کمک مدیران می‌آید و کیفیت خروجی را بهتر و آسان‌تر می‌‌سنجد.
مزایا و کاربردهای اتوماسیون فرآیند هوشمند را انکار نمی‌کنیم اما مهم‌ترین نکته یعنی آماده سازی فضای یک کسب و کار برای اجرای سیستم جدید را باید در نظر بگیریم. ابتدا باید برای پیاده سازی این تحول در سازمان ، به کارکنان آگاهی‌های لازم را نسبت به IPA آموزش دهیم و منابع مالی را به نحو صحیح بررسی کنیم؛ در واقع دخل و خرج سازمان را در نظر بگیریم.
کلام آخر
تا به امروز خیلی از شرکت‌های دنیا و از جمله ایران برای حرکت رو به جلوی کسب و کار خود از اتوماسیون فرآیند هوشمند استفاده می‌کنند و موفقیت‌های چشمگیری داشتند. این سیستم مزایای فراوانی برای یک سازمان دارد و با پیشرفت روزانه فناوری شاهد نسخه‌های تکامل یافته‌تر از آن هستیم.
